Cara Membuat Rapat Online Efektif dan Efisien

Daftar Isi

Bagi orang yang sudah terbiasa melakukan rapat offline pasti sudah paham terhadap seberapa susah membuat rapat yang efektif dan efisien.

Masalah-masalah itu seperti kurangnya persiapan sebelum rapat, agenda rapat kadang tidak fokus, serta peserta yang tidak hadir.

Sekarang, kita tambah dengan masalah rapat online seperti hilangnya tanda-tanda visual, jaringan yang bermasalah, susahnya untuk mengetahui kapan untuk bicara yang menimbulkan gangguan saat bicara, ributnya tempat orang sekitar peserta rapat, semakin besarnya kemungkinan untuk menyalah artikan perkataan, semakin susah untuk membedakan lelucon dan sarkasme.

Di tambah lagi dengan adanya sifat manusia yang jika tak secara eksklusif, maka kita akan cenderung lebih tidak memperhatikan rapat yang sedang berjalan. Hal ini bisa terjadi karena memang rapat itu tidak menarik atau memang kita mau ikut terhadap rapat itu. Hal yang saya maksud sering sekali terjadi, misalnya pada waktu rapat online, kita sibuk mengerjakan tugas lain, atau sementara membaca atau melihat hal yang tak ada hubungannya dengan rapat itu. Hal ini kadang di lakukan pada waktu rapat offline, apalagi pada saat rapat online yang pada dasarnya akan lebih mudah.

Terus pertanyaan yang bisa kita lontarkan adalah bagaimana cara kita agar rapat online ini dapat lebih berhasil ?

Kita akan membaginya menjadi 3 bagian yaitu sebelum rapat, saat rapat dan sesudah rapat.

1. Sebelum Rapat

Ada beberapa hal yang perlu kita persiapkan sebelum mengadakan atau menghadiri rapat online agar rapat online yang kita lakukan itu dapat berjalan dengan baik. Beberapa di antara hal yang akan di jelaskan nantinya adalah mindset, peralatan, penentuan peran, dan kejelasan agenda.

MIndset (cara pikir)

MIndset (cara pikir) oleh semua peserta rapat dapat sangat mengubah rapat online menjadi lebih baik.

Cara pikir seperti apa itu ?

cara pikir yang kita terapkan ketika kita sedang berhadapan dengan orang terpenting di dalam dunia karir kita, yang dapat menentukan semua seberapa berhasil kita dalam pekerjaan kita.

Misalnya, Anda bertemu dengan Mark Zuckerberg, atau bill gates di dalam elevetor atau dalam cafee misalnya. Maka yang kita lakukan adalah kita akan berusaha untuk membuat kesan terbaik yang bisa kita berikan dalam waktu yang sangat sempit itu.

Contoh lain adalah jika saja Anda akan melakukan rapat dengan investor terbesar Anda, Warren Buffet misalnya. Maka yang Anda lakukan adalah berusaha untuk memberikan rapat terbaik dalam waktu yang sangat sempit.

Dengan cara berpikir yang baik maka kita akan memaksa diri kita untuk menjadi lebih “ada” dalam sebuah rapat. Benar-benar fokus terhadap rapat itu, kita mencurahkan semua perhatian kita dalam rapat itu. Hal ini sebenarnya berhubungan dengan seberapa “respect” / hormat kita kepada orang yang kita ajak rapat, bukan berarti kalau orang itu adalah boss kita, mungkin saja orang itu teman kita, yang pasti adalah kita perlu untuk menghormati waktu orang lain yang telah mereka berikan untuk kita. Hal ini juga berlaku untuk Anda yang mana Anda harusnya menghargai waktu yang Anda berikan kepada diri Anda sendiri.

Pastikan Peralatan Sudah Siap

Tidak bisa kita pungkiri bahwa melakukan meeting online sangatlah bergantung dengan teknologi. Jika salah satu dari perangkat tidak siap atau bahkan tak di miliki maka tentu saja rapat online tidak bisa berjalan.

Selain dari peralatan seperti komputer atau smart phone yang harus ada. Hal lain yang harus ada adalah tentu saja jaringan, jadi pastikan juga Anda sudah punya akses kepada data jaringan. Sebisa mungkin kita melakukan rapat menggunakan video, karena seperti yang saya jelaskan di awal, kita sudah terbiasa berbicara menggunakan bahasa tubuh. Kalau tanpa video maka bahasa tubuh tak akan terlihat dan hal ini bisa menghasilkan salah paham yang akibatnya bisa fatal.

Hal lain yang perlu Anda pastikan juga untuk masalah jaringan adalah stabil-nya jaringan Anda. Rapat online menjadi tidak akan berguna jika suara atau video dari peserta rapat tidak dapat kita dengan dengan baik.

Bagi orang yang memakai jaringan internet telepon kabel merasa jaringannya lagi bermasalah maka segera hubungi penyedia layanan internet Anda agar dapat segera di selesaikan masalahnya.

Bagi orang yang merasa bermasalah maka Anda juga perlu menghubungi ketua atau penyelengara rapat Anda bahwa sedang ada masalah teknis agar ia dapat memutuskan apakah rapat perlu di tunda atau pun tidak.

Penentuan Peran

Penentuan peran itu penting karena jangan sampai ada peran-peran penting yang kosong. Peran-peran penting yang saya maksud seperti ketua rapat, moderator rapat, notulen, dan yang terakhir peserta rapat.

Dengan adanya kejelasan tentang siapa-siapa yang akan mengisi peran-peran ini, orang-orang akan lebih merasa aman serta tingkat keberhasilan rapat pun akan meningkat.

Penentuan peran juga dapat membantu kita menyeleksi orang-orang yang akan menjadi peserta rapat. Alasan kenapa perlunya pembatasan peserta adalah dikarenakan semakin banyak peserta semakin turun pula kualitas rapat itu. Pasti kita semua tahu kalau ada beberapa peserta yang jika hadir hanya akan mengganggu jalannya rapat itu. Untungnya rapat online di dukung dengan fitur perekaman. Jadi kita bisa merekam rapat itu lalu membagikannya kepada orang lain.

Masalah yang bisa timbul dari pengambilan keputusan seperti ini adalah peserta yang tak ikut merasa di kucilkan atau direndahkan. Hal yang bisa kita lakukan untuk mengatasi hal ini adalah dengan tetap memberikan pilihan kepada mereka untuk menghadiri rapat dalam topik yang diminati dengan tetap membatasinya, jadi jika ada yang di gantikan ketika orang yang tak ikut tadi mau ikut rapat. Hal ini dapat membuat ia lebih menghargai kesempatan yang di berikan.

Kejelasan Agenda

Hal lain yang tak kalah penting sebelum kita melaksanakan rapat adalah memiliki agenda yang jelas. Hal yang sangat sering terjadi dalam rapat adalah topik pembicaraan yang ke mana-mana. Hal ini tentu saja dapat membuat rapat menjadi sangat panjang. Bukannya saya berkata kalau berbicara santai itu tak baik, akan tetapi hal ini bisa saja di lakukan di tempat dan waktu yang berbeda. Orang-orang yang datang dalam rapat itu juga tak semua menginginkan hal itu karena tujuan mereka di panggil dan berkumpul yah untuk rapat, bukan untuk berbicara santai.

Hal yang bisa kita lakukan untuk memberikan kejelasan agenda pada rapat kita adalah dengan menuliskan hal-hal yang menjadi alasan kita mengadakan rapat dalam bentuk pertanyaan. Dengan memberikan daftar pertanyaan, kita akan benar-benar tahu hal-hal apa saja yang perlu terjawab pada rapat itu. hal ini juga berhubungan dengan poin sebelumnya yaitu penentuan peran karena kita bisa menyeleksi peserta dengan daftar orang-orang yang dapat menjawab pertanyaan rapat kita kali ini.

Agenda kita juga sangat perlu di sertai dengan waktu yang jelas pula. Tentukan waktu di mulainya rapat itu, dan kapan rapat itu akan berakhir. Usahakan tidak lebih dari 20 menit untuk satu pertanyaan. Hal ini bisa membuat peserta menjadi lebih fokus dalam waktu yang terbatas.

2. Saat Rapat

Persiapan tadi semua tidak berguna jika kita mengeksekusikan rapat kita dengan salah pula. Justru bisa di bilang bagian eksekusi-nya lah yang paling penting.

Tepat waktu

Hal yang paling penting dalam segala hal adalah awalnya di mulai dengan benar. Kalau awalnya sudah berantakan akan susah untuk mengubah suasana kegagalan ini. Mungkin hal ini sudah di ketahui oleh banyak orang tentang seberapa pentingnya memulai rapat tepat waktu, akan tetapi banyak sekali rapat yang saya temui tak di mulai tepat dengan waktu yang sudah di setujui.

Dalam rapat online sendiri kita hanya perlu mengikuti jadwal yang sudah di tetapkan dari sistemnya. Beberapa aplikasi rapat online yang saya lihat semuanya sudah memiliki fitur atur jadwal rapat. Kita hanya perlu menggunakan fitur ini dan rapat akan di mulai tepat waktu.

Hal lain yang bisa kita lakukan adalah dengan memastikan semua orang siap mengikuti rapat 15 menit sebelum rapat. Setidaknya pastikan semua orang sudah menginstall aplikasi yang akan di gunakan kalau perlu lakukan simulasi sebelum rapat online.

Memulai dengan energi yang positif

Mulailah rapat dengan energi yang positif sampai para peserta dapat merasakan hal itu. Ada penelitian yang mengatakan kalau energi positif itu menular dari orang yang satu ke yang lainnya.

Berikut artikel yang saya maksud.

https://www.psychologytoday.com/us/blog/high-octane-women/201210/emotions-are-contagious-choose-your-company-wisely

Di artikel itu di jelaskan bagaimana emosi manusia itu bisa saling mempengaruhi.

Berikan sebuah standar

Berikan standar rapat yang menurut Anda atau organisasi Anda itu berhasil. Hal-hal ini bisa di tentukan sendiri oleh ketuanya atau secara bersama-sama tergantung dengan bentuk organisasi Anda.

Kalau standar rapat sudah ada Anda dan organisasi Anda akan memiliki rapat yang baik pula.

Hal ini bisa di lakukan saat rapat karena hal ini sangat mudah untuk di lakukan.

Moderator atau ketua rapat hanya perlu berkata : “tolong sebutkan nama sebelum bicara”, atau “angkat tangan sebelum bicara”, atau sesuai dengan standar organisasi Anda atau rapat Anda.

Standar itu penting karena peserta dapat mengetahui hal apa yang akan ia temukan saat rapat. Jalannya rapat akan menjadi lebih teratur pula.

Pengawasan secara aktif

Terkadang ketika kita rapat, ada saja orang yang ribut atau mengatakan hal di luar topik. Di sinilah seorang ketua rapat atau moderator berfungsi untuk menegur peserta seperti ini, kalau perlu Anda bisa memberikan konsekuensi seperti mengeluarkannya dari rapat. Harusnya hal ini sudah di minimalisir keberadaannya karena pembatasan peserta dan waktu tadi, akan tetapi Anda harus tetap aktif mengawasi.

Selain “pengganggu rapat”, Anda sebagai ketua/ moderator rapat juga perlu memastikan keterlibatan secara aktif dari semua peserta karena seperti yang saya jelaskan di awal kalau manusia secara sana-nya suka multi tasking dan kadang tidak fokus. Jadi, tugas Anda untuk memastikan mereka fokus pada rapat. Hal yang bisa kita lakukan adalah menghindari pertanyaan terbuka seperti “ada komentar ? ”, tanya orangnya langsung “aco, bisa berikan pendapat ?”.

Gunakan alat yang ada

ada beberapa keputusan atau aktifitas pada saat rapat itu tidak membutuhkan peserta itu berbicara atau perlu menggunakan video.

Ada hal-hal seperti mengambil voting yang bisa di lakukan secara real time tanpa perlu di tanya satu-satu suaranya, alat lain yang juga bisa di gunakan adalah sistem chat yang berguna untuk memberikan pertanyaan sementara orang lain masih berbicara.

Dalam rapat online juga, Anda bisa membagikan slide Anda kepada semua perserta dengan menggunakan fitur bagikan layar.Anda juga bisa membisukan orang yang tak perlu bicara ketika rapat sedang berjalan.

3. Sesudah Rapat

Di sinilah Anda bisa merasa lega karena semua pekerjaan beratnya sudah terlaksana. Hal yang perlu Anda lakukan setelah rapat adalah memastikan semua peserta rapat tahu tentang poin-poin apa saja yang sudah di hasilkan dari rapat ini.

Di sini notulen dapat memberikan rangkuman-nya kepada semua peserta. Kemampuan notulen di sini sangatlah teruji karena terkadang hanya rangkuman itulah yang dapat memastikan semua peserta yang tak aktif paham tentang inti rapatnya. Alangkah baiknya jika rekaman rapatnya di simpan di internet agar bisa di akses oleh semua peserta rapat, akan tetapi untuk memastikan tak ada rahasia perusahaan atau organisasi yang bocor maka Anda perlu memastikan juga rekaman itu tak terlalu mudah untuk di akses, mungkin bisa dengan memberikan password. Atau kalau masih terlalu bahaya, mungkin merekam bukanlah sebuah opsi untuk rapat Anda.

Referensi :

https://www.tonyrobbins.com/career-business/making-remote-meetings-successful/